Politique de confidentialité de Réponses Sociales

1. Qui sommes-nous

Virus Santé Communication (« Virus Santé », « nous », « notre ») est une agence de marketing en santé établie à Montréal, Québec, Canada. Nous fournissons des services de gestion de présence numérique à des cliniques dentaires, médicales et professionnels de la santé québécois.

Coordonnées :

Nom légal : Virus Santé Communication inc.
Adresse : 3684 rue Hochelaga, Montréal (Québec) H1W 1J3, Canada
Courriel : jeff@viruscomm.ca
Site web : https://virussantecommunication.ca

Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25) :
Jeff Proteau, jeff@viruscomm.ca

2. Portée de cette politique

Cette politique s’applique au traitement des renseignements personnels effectué par Virus Santé dans le cadre :

De la gestion des pages Facebook et comptes Instagram Business de nos clients (cliniques de santé)
De la consultation et de la réponse aux commentaires, avis et messages directs reçus sur ces pages/comptes
De l’exploitation de notre tableau de bord interne de réponses sociales

Elle ne s’applique pas aux pratiques de Meta (Facebook, Instagram, Messenger) elles-mêmes — Meta possède sa propre politique de confidentialité distincte.

3. Renseignements que nous collectons

3.1 Auprès des plateformes Meta (Facebook, Instagram, Messenger)

Lorsque vous interagissez publiquement avec une page Facebook ou un compte Instagram Business gérés par Virus Santé, ou lorsque vous envoyez un message direct à ces pages/comptes, nous recevons et traitons :

Votre nom public tel qu’affiché sur Facebook ou Instagram
Votre photo de profil publique
Le contenu textuel de votre commentaire, avis, ou message
L’horodatage de votre interaction
L’identifiant numérique de votre compte tel que fourni par Meta
La note attribuée (1 à 5 étoiles) si vous laissez un avis sur une page Facebook
Les métadonnées de visibilité (commentaire public vs message privé)

Nous ne collectons pas :

Votre adresse courriel privée
Votre numéro de téléphone
Votre liste d’amis ou de contacts
Votre historique de navigation hors de la page concernée
Des informations sur d’autres comptes Meta non liés à l’interaction

3.2 Auprès de notre équipe interne

Pour l’authentification à notre tableau de bord interne, nous utilisons l’authentification Google Workspace (viruscomm.ca). Nous collectons :

Adresse courriel professionnelle de l’utilisateur Virus Santé
Nom de l’utilisateur
Identifiant Google Workspace (sub OIDC)

4. Utilisation que nous faisons de vos renseignements

Vos renseignements sont utilisés exclusivement pour :

Permettre à notre équipe de vous répondre au nom de la clinique cliente concernée, dans le cadre du mandat que ce client a confié à Virus Santé
Classifier votre interaction par catégorie (remerciement, question, plainte, etc.) afin de l’orienter vers le bon membre de notre équipe ou vers une réponse automatique appropriée
Générer des suggestions de réponse via un assistant d’intelligence artificielle (Claude, fourni par Anthropic) — ces suggestions sont systématiquement revues par un humain avant publication, sauf pour les cas triviaux décrits à la section 7
Maintenir un historique de nos réponses passées pour assurer cohérence du ton et qualité
Documenter l’audit de nos actions à des fins de traçabilité légale

Nous n’utilisons jamais vos renseignements pour :

Du ciblage publicitaire
La revente à des tiers
La constitution de profils personnels au-delà du minimum nécessaire à la réponse
L’analyse hors du contexte direct de votre interaction

5. Base juridique du traitement (Loi 25 du Québec)

Le traitement de vos renseignements personnels est fondé sur :

L’intérêt légitime de la clinique cliente (notre mandant) à répondre professionnellement à ses interactions sociales
Le consentement implicite que vous donnez en publiant un commentaire, avis ou message sur une page publique gérée par cette clinique
L’exécution du contrat de service entre Virus Santé et la clinique cliente

6. Partage de vos renseignements

Vos renseignements sont accessibles à :

L’équipe interne autorisée de Virus Santé (Jeff Proteau, Hadjer, Julie, et autres répondeurs désignés) — soumis à confidentialité contractuelle
La clinique cliente concernée lorsque nous lui transmettons votre interaction pour décision (option « transmettre au client » disponible pour les avis sensibles)
Anthropic (Claude API) dans le cadre limité de la classification et de la suggestion de réponse — Anthropic agit comme sous-traitant et ne conserve pas les données au-delà du strict nécessaire au traitement (voir politique de confidentialité d’Anthropic)

Nous ne partageons jamais vos renseignements avec :

Des annonceurs tiers
Des courtiers de données
D’autres clients de Virus Santé que celui directement concerné

7. Réponses automatiques (rôle de l’IA)

Une minorité de cas triviaux peut faire l’objet d’une réponse publiée automatiquement sans relecture humaine immédiate. Ces cas sont strictement limités à :

Réponses de remerciement à des avis 5 étoiles génériques (sans contenu spécifique)
Confirmations de remerciement à des messages de la forme « merci », « bravo », etc.

Tous les autres cas — questions, plaintes, demandes spécifiques, avis 1-4 étoiles, contenu médical ou financier — font l’objet d’une revue humaine obligatoire avant toute réponse. Un échantillon des réponses automatiques est revu a posteriori pour contrôle qualité.

8. Conservation de vos renseignements

Type de donnée	Durée de conservation
Messages directs (Messenger, DM Instagram)	30 jours après la dernière interaction
Commentaires et avis publics	1 an après la dernière interaction
Journal d’audit (qui a répondu, quand, quoi)	7 ans (preuve juridique)
Sauvegardes système	90 jours, puis suppression définitive

Au-delà de ces durées, vos renseignements sont supprimés de manière irréversible de nos systèmes (mais peuvent rester sur Facebook/Instagram qui ont leur propre politique de conservation indépendante).

9. Sécurité

Nous protégeons vos renseignements par :

Chiffrement au repos (FileVault sur nos serveurs internes, chiffrement AES-256 sur la base de données)
Chiffrement en transit (HTTPS/TLS 1.3 obligatoire)
Contrôle d’accès basé sur les rôles (seuls les membres autorisés de l’équipe Virus Santé y accèdent)
Authentification forte via Google Workspace (2FA obligatoire)
Journalisation complète de toutes les actions (qui, quand, quoi)
Hébergement au Canada (Mac mini sécurisé à notre siège social montréalais)
Pas d’accès depuis des appareils personnels non autorisés

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25 du Québec et aux meilleures pratiques internationales, vous avez le droit de :

Accéder aux renseignements que nous détenons sur vous
Faire rectifier des renseignements inexacts
Demander la suppression de vos renseignements (voir section 11 et notre page de demande de suppression)
Vous opposer au traitement de vos renseignements pour motifs légitimes
Retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif)
Porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca)

Pour exercer ces droits, contactez-nous à jeff@viruscomm.ca avec en objet « Demande Loi 25 ». Nous répondons sous 30 jours.

11. Suppression de vos données

Vous pouvez demander la suppression de toutes vos données dans nos systèmes en envoyant un courriel à jeff@viruscomm.ca avec en objet « Demande de suppression de données ».

Voir notre page d’instructions complètes de suppression pour le détail de la procédure et des délais.

12. Transferts hors du Québec

Nos serveurs principaux sont situés au Québec, Canada. Toutefois :

Anthropic (API Claude) est une entreprise américaine — vos contenus de message peuvent transiter par leurs serveurs aux États-Unis pour le traitement IA
Meta héberge ses propres données selon ses propres règles (consultez la politique de confidentialité de Meta)

Conformément à la Loi 25, ces transferts font l’objet d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) documentées et révisées annuellement.

13. Cookies

Notre tableau de bord interne utilise un cookie de session (vsc_session) strictement nécessaire à l’authentification de notre équipe. Aucun cookie n’est déposé sur les appareils des utilisateurs externes (patients, abonnés des pages clientes).

14. Mineurs

Nos services s’adressent aux interactions publiques sur les pages Facebook/Instagram de cliniques dentaires et médicales — incluant potentiellement des cliniques pédiatriques. Si vous êtes mineur(e) et que vous publiez un commentaire, nous traitons votre interaction de la même manière qu’un adulte (réponse publique courtoise et professionnelle). Aucun renseignement supplémentaire n’est collecté en raison de votre âge.

Les parents/tuteurs peuvent en tout temps demander la suppression des données concernant leur enfant via la procédure de la section 11.

15. Modifications à cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter des changements à nos pratiques ou aux exigences légales. Toute modification importante sera annoncée par une mise à jour visible de la date d’« Entrée en vigueur » en haut de cette page. Les utilisateurs concernés seront notifiés par les canaux habituels lorsque pertinent.

16. Nous joindre

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos renseignements personnels :

Virus Santé Communication
Jeff Proteau, responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : jeff@viruscomm.ca
Site web : https://virussantecommunication.ca